11 Contoh Surat Edaran Resmi untuk Berbagai Keperluan Lengkap

Daftar Isi

 

Surat edaran umum adalah salah satu bentuk komunikasi resmi yang digunakan untuk menyampaikan informasi, instruksi, atau pengumuman kepada sekelompok orang atau masyarakat luas. Surat ini biasanya dikeluarkan oleh instansi pemerintah, lembaga pendidikan, atau organisasi tertentu. Dalam membuat surat edaran umum, ada beberapa elemen yang perlu diperhatikan sehingga informasi yang disampaikan dapat dipahami dengan baik oleh penerimanya. Berikut adalah langkah-langkah dalam membuat surat edaran umum beserta contoh-contohnya.

Langkah-langkah Membuat Surat Edaran Umum

1. Menentukan Tujuan Surat Sebelum menulis surat edaran, penting untuk menentukan tujuan dan informasi apa yang ingin disampaikan. Apakah itu pengumuman, instruksi, atau sekadar informasi umum? Tujuan yang jelas akan memudahkan dalam menyusun isi surat.

2. Menentukan Penerima Surat Identifikasi siapa yang akan menerima surat edaran tersebut. Apakah itu pegawai dalam suatu organisasi, siswa di suatu sekolah, atau masyarakat umum? Penerima surat akan mempengaruhi gaya bahasa dan isi surat.

3. Menyusun Format Surat Surat edaran umumnya mengikuti struktur tertentu, meliputi:

   • Kop Surat: Mencantumkan logo dan nama instansi atau organisasi.
   • Nomor Surat: Berfungsi sebagai identifikasi surat.
   • Lampiran: Jika ada dokumen tambahan yang menyertai.
   • Hal: Menyebutkan perihal surat.
   • Tanggal: Tanggal surat dikeluarkan.
   • Isi Surat: Bagian utama yang berisi informasi atau instruksi.
   • Penutup: Termasuk ungkapan terima kasih atau harapan.
   • Tanda Tangan dan Nama Pengirim: Menyertakan nama dan jabatan pengirim.

4. Menggunakan Bahasa yang Jelas dan Resmi Bahasa yang digunakan dalam surat edaran umum haruslah jelas, lugas, dan resmi. Hindari penggunaan bahasa yang ambigu atau istilah yang sulit dipahami. Pastikan isi surat dapat dimengerti oleh semua penerima.

5. Merevisi dan Memeriksa Kembali Setelah surat selesai ditulis, lakukan revisi untuk memastikan tidak ada kesalahan pengetikan atau informasi yang kurang tepat. Periksa kembali format dan tata letak surat.

 

Contoh Surat Edaran Umum

Contoh 1: Surat Edaran Umum dari Sekolah

KOP SURAT SEKOLAH SDN 01 Jakarta
Jl. Raya Pendidikan No. 10
Jakarta, 15 September 2023
Nomor: 123/SDN01/IX/2023
Hal: Pengumuman Kegiatan Hari Olahraga Nasional

Kepada Yth,
Orang Tua/Wali Murid
SDN 01 Jakarta

Dengan hormat,

Dalam rangka memperingati Hari Olahraga Nasional yang jatuh pada tanggal 9 September, kami mengadakan serangkaian kegiatan olahraga yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal: Sabtu, 23 September 2023
Waktu: 08.00 - 12.00 WIB
Tempat: Halaman Sekolah

Kami mengundang semua orang tua dan wali murid untuk hadir dan menyaksikan acara tersebut. Kegiatan ini bertujuan untuk menumbuhkan semangat olahraga serta kebersamaan di antara siswa dan orang tua.

Demikian pengumuman ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Kepala Sekolah
Dr. H. Ahmad, M.Pd

---

Contoh 2: Surat Edaran Umum dari Dinas Kesehatan

KOP SURAT DINAS KESEHATAN
Dinas Kesehatan Kota Bandung
Jl. Sehat No. 5
Bandung, 20 September 2023
Nomor: 456/Dinkes/IX/2023
Hal: Vaksinasi COVID-19 untuk Masyarakat

Kepada Yth,
Seluruh Warga Kota Bandung

Dengan hormat,

Sebagai upaya untuk meningkatkan kekebalan kelompok dan melindungi masyarakat dari virus COVID-19, Dinas Kesehatan Kota Bandung akan menyelenggarakan program vaksinasi gratis bagi seluruh warga. Adapun rincian kegiatan adalah sebagai berikut:
Hari/Tanggal: Rabu s.d. Jumat, 27 - 29 September 2023
Waktu: 09.00 - 15.00 WIB
Tempat: Puskesmas terdekat dan lokasi yang telah ditentukan

Kami mengimbau masyarakat untuk mendaftar dan mengikuti vaksinasi ini sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. Informasi lebih lanjut dapat menghubungi nomor telepon 022-1234567.

Demikian surat edaran ini kami buat. Mari bersama-sama kita jaga kesehatan dan keselamatan diri serta orang-orang tercinta.

Hormat kami,
Kepala Dinas Kesehatan
Dr. Siti Aminah, Sp.KM

---

Contoh 3: Surat Edaran Umum dari Pemerintah Desa

KOP SURAT PEMERINTAH DESA
Pemerintah Desa Suka Maju
Jl. Raya Desa No. 1
Suka Maju, 25 September 2023
Nomor: 789/DesaSM/IX/2023
Hal: Pemberitahuan Rapat Warga

Kepada Yth,
Warga Desa Suka Maju

Dengan hormat,

Kami mengundang seluruh warga Desa Suka Maju untuk hadir dalam rapat yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal: Minggu, 1 Oktober 2023
Waktu: 09.00 WIB
Tempat: Balai Desa Suka Maju

Agenda rapat adalah sebagai berikut:

1. Evaluasi program desa tahun 2023
2. Pembahasan rencana anggaran 2024
3. Usulan kegiatan masyarakat

Partisipasi aktif dari seluruh warga sangat diharapkan demi kemajuan desa kita. Apabila ada pertanyaan, silakan menghubungi sekretaris desa di nomor 0812-3456-7890.

Atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Kepala Desa Suka Maju
Bapak Joko Santoso

 

Penutup

Surat edaran umum merupakan alat komunikasi yang penting dalam menyampaikan informasi secara resmi kepada sekelompok orang maupun masyarakat luas. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas dan mencontoh surat-surat edaran yang telah diberikan, diharapkan Anda dapat membuat surat edaran yang efektif dan informatif. Pastikan setiap surat edaran yang dikeluarkan memenuhi kriteria yang baik agar dapat diterima dan dipahami dengan baik oleh para penerimanya.