Pengertian Inventaris: Manfaat, Jenis, Cara Mengelola, Proses Pencatatan dan Softwarenya

Daftar Isi

 

Sumber Gambar :

Mekari Jurnal

Inventaris merupakan salah satu aspek penting dalam pengelolaan sebuah perusahaan atau organisasi. Inventaris merupakan daftar yang mencatat secara lengkap semua aset atau barang yang dimiliki oleh perusahaan atau organisasi tersebut. Inventaris dapat meliputi semua jenis barang, mulai dari peralatan kantor, bahan baku, hingga barang-barang yang digunakan dalam proses produksi atau layanan.

Pengelolaan inventaris yang baik dan efektif dapat memberikan banyak manfaat bagi perusahaan atau organisasi. Dengan melakukan inventarisasi yang tepat, perusahaan dapat mengetahui secara detail jumlah dan jenis barang yang dimilikinya, sehingga dapat memudahkan dalam proses pengadaan, penggunaan, dan penggantian barang yang dibutuhkan. Selain itu, inventaris yang tercatat dengan baik juga dapat menjadi salah satu faktor penting dalam menentukan keberhasilan sebuah perusahaan.

 

Pengertian Inventaris

Inventaris adalah daftar yang mencakup semua barang milik institusi, seperti sekolah, kantor, perusahaan, atau pemerintah, yang digunakan untuk kegiatan operasionalnya . Inventaris mencatat semua aset dan sumber daya penting yang dimiliki perusahaan dan digunakan untuk keberlangsungan operasionalnya, termasuk dalam proses produksi dan pengelolaan sumber daya .

 

Manfaat Inventaris

Mengelola inventaris dengan baik memiliki beberapa manfaat bagi perusahaan. Beberapa manfaat tersebut antara lain:

1. Meningkatkan layanan kepada konsumen dengan selalu tersedianya stok persediaan barang.
2. Menciptakan transparansi dan akuntabilitas dalam organisasi
3. Memastikan kelancaran operasional perusahaan dengan pencatatan aset dan pengelolaan data aset yang profesional.
4. Memaksimalkan penggunaan aset dan sumber daya perusahaan untuk keuntungan perusahaan
5. Membantu dalam perencanaan dan pengambilan keputusan bisnis dengan memiliki data yang akurat tentang aset perusahaan.

 

 Jenis Inventaris

Inventaris merupakan salah satu hal yang penting dalam pengelolaan sebuah bisnis atau organisasi. Inventaris adalah catatan lengkap yang mencatat semua barang, aset tetap, keuangan, dan persediaan yang dimiliki oleh sebuah entitas. Inventaris ini sangat penting dalam pengambilan keputusan dan memudahkan pengendalian aset yang dimiliki.

Jenis inventaris dapat dibagi menjadi empat kategori, yaitu inventaris barang, inventaris aset tetap, inventaris keuangan, dan inventaris persediaan. Setiap jenis inventaris memiliki peran dan fungsi yang berbeda dalam pengelolaan sebuah bisnis atau organisasi. Berikut akan dijelaskan secara mendetail mengenai empat jenis inventaris tersebut.

1. Inventaris Barang

Inventaris barang adalah jenis inventaris yang mencatat semua barang yang dimiliki oleh suatu entitas. Barang-barang yang dimaksud dapat berupa bahan baku, barang jadi, atau barang yang digunakan untuk keperluan operasional entitas tersebut. Inventaris barang ini mencatat informasi mengenai nama barang, jumlah, harga, dan tanggal masuk serta keluar barang tersebut.

Inventaris barang sangat penting karena dapat membantu dalam pengendalian persediaan barang. Dengan mencatat semua barang yang dimiliki, entitas dapat mengetahui jumlah barang yang dimiliki, kapan barang tersebut masuk dan keluar, serta memonitoring barang yang sering digunakan atau kurang diminati. Hal ini dapat membantu entitas dalam mengatur persediaan barang yang efisien dan menghindari kekurangan atau kelebihan persediaan.

2. Inventaris Aset Tetap

Inventaris aset tetap mencatat semua aset yang dimiliki oleh suatu entitas yang memiliki umur ekonomis lebih dari satu tahun. Aset tetap ini dapat berupa tanah, bangunan, kendaraan, perlengkapan kantor, dan lain-lain. Inventaris aset tetap mencatat informasi mengenai jenis aset, jumlah, tanggal pembelian, dan harga aset tersebut.

Inventaris aset tetap sangat penting karena dapat membantu dalam pengendalian aset yang dimiliki oleh suatu entitas. Dengan mencatat semua aset yang dimiliki, entitas dapat mengetahui jumlah aset yang dimiliki, kondisi aset, serta histori perawatan dan penggunaan aset tersebut. Hal ini dapat membantu entitas dalam memperkirakan biaya perawatan dan penggantian aset yang dibutuhkan di masa depan.

3. Inventaris Keuangan

Inventaris keuangan adalah jenis inventaris yang mencatat semua transaksi keuangan yang terjadi di entitas tersebut. Inventaris keuangan mencatat semua pemasukan dan pengeluaran yang diambil dari dan untuk kepentingan entitas. Inventaris keuangan mencatat informasi mengenai jenis transaksi, jumlah, tanggal, dan keterangan dari setiap transaksi tersebut.

Inventaris keuangan sangat penting karena dapat membantu dalam pengendalian keuangan entitas. Dengan mencatat semua transaksi keuangan yang terjadi, entitas dapat mengevaluasi keuangan mereka, mengetahui posisi keuangan saat ini, serta memprediksi arus kas yang akan datang. Hal ini dapat membantu entitas dalam mengambil keputusan yang tepat terkait dengan keuangan mereka.

4. Inventaris Persediaan

Inventaris persediaan mencatat semua persediaan yang dimiliki oleh suatu entitas. Persediaan yang dimaksud dapat berupa bahan baku, barang jadi, atau barang yang digunakan untuk keperluan operasional entitas tersebut. Inventaris persediaan mencatat informasi mengenai nama persediaan, jumlah, harga, dan tanggal masuk serta keluar persediaan tersebut.

Inventaris persediaan sangat penting karena dapat membantu dalam pengendalian persediaan yang dimiliki oleh suatu entitas. Dengan mencatat semua persediaan yang dimiliki, entitas dapat mengetahui jumlah persediaan yang dimiliki, kapan persediaan tersebut masuk dan keluar, serta memonitoring persediaan yang sering digunakan atau kurang diminati. Hal ini dapat membantu entitas dalam mengatur persediaan yang efisien dan menghindari kekurangan atau kelebihan persediaan.

Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa empat jenis inventaris tersebut sangat penting dalam pengelolaan sebuah bisnis atau organisasi. Dengan mencatat dan mengelola inventaris dengan baik, entitas dapat memaksimalkan penggunaan barang, aset tetap, keuangan, dan persediaan yang dimiliki. Oleh karena itu, setiap entitas harus memperhatikan dan melaksanakan inventarisasi secara berkala dan akurat untuk keberlangsungan dan kesuksesan bisnis atau organisasi tersebut.

 

Cara Mengelola Inventaris

Untuk mengelola inventaris dengan baik, beberapa langkah yang dapat diikuti antara lain:

1. Membuat daftar inventaris yang mencakup semua barang milik perusahaan
2. Mencatat kondisi dan spesifikasi setiap barang dalam inventaris.
3. Melakukan pembaruan inventaris secara berkala untuk memastikan data yang akurat.
4. Mengelompokkan barang berdasarkan kategori atau departemen untuk memudahkan pengelolaan.
5. Menggunakan sistem manajemen inventaris yang efisien, seperti perangkat lunak atau aplikasi khusus.

Dengan mengelola inventaris dengan baik, perusahaan dapat memastikan penggunaan aset dan sumber daya yang efisien, meningkatkan produktivitas, dan mengoptimalkan keuntungan perusahaan

 

Proses Pencatatan Inventaris yang Baik

Proses pencatatan inventaris yang baik melibatkan beberapa langkah penting. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat diikuti:

1. Membuat daftar inventaris: Buatlah daftar yang mencakup semua barang yang dimiliki oleh perusahaan, baik itu aset bergerak maupun tidak bergerak. Daftar ini harus mencatat dengan lengkap semua barang yang dimiliki perusahaan 
2.  Mencatat kondisi dan spesifikasi barang: Selain mencatat barang, penting juga untuk mencatat kondisi dan spesifikasi setiap barang dalam inventaris. Hal ini akan membantu dalam pemeliharaan dan penggantian barang yang rusak atau usang.
3. Melakukan pembaruan inventaris secara berkala: Untuk memastikan data inventaris tetap akurat, lakukan pembaruan inventaris secara berkala. Periksa dan perbarui informasi tentang barang yang ditambahkan, dihapus, atau mengalami perubahan kondisi
4.  Mengelompokkan barang berdasarkan kategori atau departemen: Untuk memudahkan pengelolaan inventaris, kelompokkan barang berdasarkan kategori atau departemen. Misalnya, kelompokkan barang berdasarkan jenis, fungsi, atau lokasi.  
5. Menggunakan sistem manajemen inventaris yang efisien: Gunakan sistem manajemen inventaris yang efisien, seperti perangkat lunak atau aplikasi khusus. Sistem ini dapat membantu dalam pencatatan, pemantauan, dan pengelolaan inventaris dengan lebih efektif.   

 

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, perusahaan dapat mengelola inventaris dengan baik dan memastikan penggunaan aset yang efisien, meningkatkan produktivitas, dan mengoptimalkan keuntungan perusahaan.

 

Software terbaik untuk pencatatan inventaris?

Terdapat beberapa software terbaik yang dapat digunakan untuk pencatatan inventaris. Berikut adalah beberapa rekomendasi software terbaik untuk pencatatan inventaris:

1. Jubelio: Aplikasi stok barang yang membantu mengelola, mencatat, dan mengontrol tingkat persediaan dengan mudah dan efisien
2. Sortly: Program persediaan yang sederhana namun menawarkan antarmuka pengguna yang interaktif. Memungkinkan pengguna untuk melakukan inventarisasi di mana saja dan kapan saja
3. EQUIP: Sistem inventory terbaik yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan berbagai jenis bisnis di Indonesia. Menawarkan fitur lengkap, kemampuan skalabilitas yang baik, dan dukungan pelanggan yang responsif
4. Inventory Now: Software inventaris yang cocok untuk bisnis kecil. Menawarkan fitur-fitur seperti pemindaian barcode dan RFID untuk pencatatan dan pelacakan inventaris dengan cepat dan akurat
5. Jurnal.id: Aplikasi inventaris yang membantu mengelola pencatatan, perhitungan, dan pengolahan barang inventaris dan aset bisnis. Menyediakan informasi lengkap tentang data aset kantor atau bisnis.
   

 Pilihan software terbaik untuk pencatatan inventaris dapat bervariasi tergantung pada kebutuhan dan skala bisnis Anda. Sebaiknya lakukan penelitian lebih lanjut dan pertimbangkan fitur serta kecocokan dengan kebutuhan bisnis Anda sebelum memilih software yang tepat.