Sales Admin adalah: Definisi, Tugas, Cara Kerjanya, Gaji, Software dan Tools

Daftar Isi

 

Sumber Gambar : hadirr.com

Pengertian Sales Admin

Sales Admin atau Sales Administrator merupakan salah satu bagian penting dalam sebuah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan. Posisi ini bertanggung jawab untuk mengelola dan memantau semua aspek administrasi penjualan, mulai dari proses pemesanan, pengiriman, hingga penagihan kepada pelanggan.

Seorang Sales Admin memiliki peran yang krusial dalam memastikan kelancaran proses penjualan dalam sebuah perusahaan. Tanpa adanya Sales Admin, proses penjualan bisa menjadi tidak teratur dan berpotensi menyebabkan kerugian bagi perusahaan.

 

Tugas dan Tanggung Jawab Sales Admin

Sebagai Sales Admin, ada beberapa tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan, antara lain:

1. Membuat dan mengelola dokumen penjualan, seperti daftar harga, kontrak, faktur, dan surat penawaran.
2. Mencatat dan memantau pesanan dari pelanggan, serta memastikan pesanan tersebut diproses dengan tepat dan tepat waktu.
3. Menjaga hubungan baik dengan pelanggan dan memberikan pelayanan yang baik dalam menangani pertanyaan atau keluhan dari pelanggan.
4. Koordinasi dengan bagian pemasaran untuk memastikan ketersediaan produk yang dipesan oleh pelanggan.
5. Mengelola inventaris produk dan memastikan stok barang tetap terjaga.
6. Merekap data penjualan dan membuat laporan penjualan secara berkala.
7. Menangani proses pengiriman barang sesuai dengan permintaan pelanggan.
8. Memastikan pembayaran dari pelanggan sudah diterima dan mencatatnya dengan benar.
9. Menjaga kerahasiaan data pelanggan dan informasi perusahaan yang bersifat rahasia.

 

Keterampilan yang Dibutuhkan Sales Admin

Untuk mengemban tugas dan tanggung jawabnya dengan baik, seorang Sales Admin harus memiliki keterampilan yang dibutuhkan, yaitu:

1. Keterampilan komunikasi yang baik, baik secara verbal maupun tertulis.
2. Kemampuan dalam mengelola waktu dan tugas dengan efektif.
3. Pemahaman yang baik tentang proses penjualan dan administrasi penjualan.
4. Mampu bekerja dalam tekanan dan deadlines yang ketat.
5. Keterampilan dalam menggunakan komputer dan program aplikasi seperti Microsoft Excel dan Microsoft Word.
6. Kemampuan dalam bekerja secara tim dan berkolaborasi dengan berbagai departemen.
7. Keterampilan dalam mengorganisir dan mengelola data dan informasi dengan baik.
8. Kemampuan dalam menyelesaikan masalah dan pengambilan keputusan yang tepat.
9. Keterampilan interpersonal yang baik untuk menjalin hubungan yang baik dengan pelanggan.

 

Pentingnya Sales Admin dalam Perusahaan

Meskipun tidak terlihat secara langsung, peran Sales Admin sangat penting dalam menjaga kelancaran proses penjualan di sebuah perusahaan. Tanpa adanya Sales Admin, proses penjualan bisa menjadi kacau dan mempengaruhi reputasi perusahaan.

Beberapa manfaat dari keberadaan Sales Admin dalam sebuah perusahaan antara lain:

1. Menjaga hubungan baik dengan pelanggan dan memastikan pelayanan yang baik kepada pelanggan. Dengan begitu, kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan akan terus terjaga.
2. Memudahkan pelanggan dalam melakukan pemesanan dan pembelian produk, sehingga pelanggan merasa nyaman dan terlayani dengan baik.
3. Membantu menjaga kelancaran proses penjualan dan menghindari terjadinya kekurangan stok barang yang dapat merugikan perusahaan.
4. Membantu dalam pengelolaan data dan informasi penjualan yang akurat dan dapat diandalkan.
5. Sebagai penghubung antara berbagai departemen, Sales Admin membantu dalam koordinasi dan komunikasi yang efektif dalam melakukan proses penjualan.

 

 Software dan Tools yang Digunakan Sales Admin

Sales Admin adalah peran penting dalam setiap perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan. Tugas utamanya adalah untuk mengatur, mencatat, dan mengelola segala proses administratif yang terkait dengan penjualan, seperti penawaran, pesanan, faktur, dan pengiriman. Untuk membantu mereka dalam tugas-tugas ini, ada beberapa software dan alat yang digunakan oleh Sales Admin. Dengan bantuan teknologi ini, Sales Admin dapat bekerja lebih efisien dan efektif dalam melaksanakan tugasnya. Berikut adalah beberapa software dan alat yang umum digunakan oleh Sales Admin.

1. Customer Relationship Management (CRM) Software

CRM adalah software yang dirancang khusus untuk membantu perusahaan dalam mengelola hubungan dengan pelanggan. CRM membantu Sales Admin dalam mengelola informasi pelanggan, seperti nama, alamat, nomor telepon, dan catatan pembelian terakhir. CRM juga memungkinkan Sales Admin untuk melacak aktivitas penjualan dan komunikasi dengan pelanggan, sehingga mereka dapat memahami kebutuhan dan preferensi pelanggan dengan lebih baik. Dengan CRM, Sales Admin dapat memberikan layanan yang lebih baik kepada pelanggan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

2. Electronic Data Interchange (EDI) System

EDI adalah sistem yang digunakan untuk pertukaran dokumen bisnis secara elektronik antara perusahaan. Dengan EDI, Sales Admin dapat mengirim dan menerima pesanan, faktur, dan dokumen lainnya dengan cepat dan efisien. Hal ini mengurangi kerumitan dan biaya yang terkait dengan pengiriman dokumen secara manual. EDI juga memungkinkan Sales Admin untuk terhubung dengan sistem back-end perusahaan, seperti sistem inventaris dan akuntansi, untuk memudahkan proses administrasi.

3. Order Management System (OMS)

OMS adalah sistem yang digunakan untuk mengelola pesanan dari pelanggan. OMS membantu Sales Admin dalam mencatat dan melacak pesanan dari awal hingga pengiriman. Dengan OMS, Sales Admin dapat melihat status pesanan secara real-time, memanage inventaris dan pengiriman, serta memantau laporan dan analisis pesanan. Hal ini memungkinkan Sales Admin untuk lebih efisien dalam memenuhi pesanan pelanggan dan memaksimalkan produktivitas.

4. Invoicing Software

Invoicing software adalah software yang digunakan untuk membuat faktur dan mengelola pembayaran dari pelanggan. Dengan bantuan invoicing software, Sales Admin dapat dengan mudah membuat dan mengirimkan faktur ke pelanggan, serta memantau status pembayaran. Faktur elektronik juga lebih ramah lingkungan dan lebih aman daripada faktur fisik, karena dapat diakses secara online dan dilindungi dengan enkripsi data.

5. Spreadsheet Programs

Selain software yang disebutkan di atas, Sales Admin juga menggunakan spreadsheet programs seperti Microsoft Excel, Google Sheets, atau Apple Numbers untuk membantu mereka dalam melaksanakan tugas-tugas administratif. Spreadsheet programs memungkinkan Sales Admin untuk membuat dan memanipulasi data dalam bentuk tabel dan grafik yang mudah dibaca. Hal ini sangat berguna dalam mengelola data pelanggan, pesanan, dan inventaris.

6. Email dan Kalender Elektronik

Email dan kalender elektronik adalah alat penting yang digunakan oleh Sales Admin untuk berkomunikasi dengan pelanggan dan tim penjualan. Dengan email, Sales Admin dapat mengirim dan menerima pesan secara cepat dan efisien. Sementara itu, kalender elektronik membantu Sales Admin dalam mengatur jadwal pertemuan, mengingatkan tentang tenggat waktu, dan mengkoordinasikan jadwal dengan tim penjualan.

7. Cloud Storage

Cloud storage adalah layanan yang memungkinkan Sales Admin untuk menyimpan dan mengakses data secara online. Dengan bantuan cloud storage, Sales Admin dapat dengan mudah menyimpan dan berbagi dokumen-dokumen yang diperlukan untuk tugas administratif, seperti proposal, kontrak, atau laporan penjualan. Hal ini juga memudahkan kolaborasi dengan tim penjualan yang bekerja dari lokasi yang berbeda.

Dengan adanya berbagai software dan alat tersebut, tugas-tugas administratif yang harus dilakukan oleh Sales Admin dapat dilakukan dengan lebih mudah, cepat, dan akurat. Hal ini tidak hanya meningkatkan produktivitas, tetapi juga memungkinkan Sales Admin untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih penting, seperti membangun hubungan yang baik dengan pelanggan dan meningkatkan penjualan perusahaan. Selain itu, penggunaan teknologi ini juga membantu perusahaan untuk mencapai efisiensi dan keunggulan kompetitif dalam bisnis penjualan.

 

Gaji dan Karir Sales Admin

Sales Admin merupakan posisi yang penting dalam sebuah perusahaan. Tugas utama Sales Admin adalah mengkoordinasikan dan mengelola proses penjualan dari awal hingga akhir. Sebagai bagian dari tim penjualan, Sales Admin bertanggung jawab untuk menjaga hubungan baik dengan pelanggan, memastikan kelancaran proses penjualan, dan meningkatkan pendapatan perusahaan.

Dengan tugas yang penting dan tanggung jawab yang besar, tentunya gaji dan karir Sales Admin juga menjadi hal yang menarik untuk dibahas. Berikut ini adalah ulasan lengkap mengenai gaji dan karir Sales Admin.

 

Gaji Sales Admin

Gaji Sales Admin dapat bervariasi tergantung pada berbagai faktor seperti ukuran perusahaan, lokasi kerja, dan pengalaman. Namun, secara umum gaji Sales Admin dapat dikategorikan sebagai gaji yang cukup menjanjikan. Menurut data dari situs Salary.com, rata-rata gaji Sales Admin di Indonesia adalah sekitar Rp 6.000.000 per bulan.

Dalam perhitungan gaji, terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi besaran gaji Sales Admin, di antaranya adalah:

1. Ukuran Perusahaan

Ukuran perusahaan bisa menjadi faktor yang mempengaruhi besaran gaji Sales Admin. Semakin besar perusahaan, semakin kompleks tugas Sales Admin dan semakin tinggi tanggung jawab yang harus diemban. Sehingga, perusahaan yang lebih besar cenderung memberikan gaji yang lebih tinggi untuk Sales Admin.

2. Lokasi Kerja

Lokasi kerja juga dapat memengaruhi gaji Sales Admin. Biasanya, perusahaan yang berada di kota besar atau pusat bisnis akan memberikan gaji yang lebih tinggi untuk Sales Admin dibandingkan perusahaan yang berada di daerah pedesaan.

3. Pengalaman

Pengalaman merupakan faktor yang sangat penting dalam menentukan gaji Sales Admin. Semakin banyak pengalaman yang dimiliki, maka semakin tinggi pula gaji yang akan diterima. Seorang Sales Admin yang telah memiliki pengalaman selama 5 tahun dapat mengharapkan gaji yang lebih tinggi dibandingkan dengan yang baru memulai karir.

 

Karir Sales Admin

Peran Sales Admin yang strategis dan penting dalam proses penjualan juga memungkinkan untuk berkembang dalam karir yang lebih baik. Berikut adalah beberapa posisi yang bisa dicapai oleh seorang Sales Admin dalam karirnya:

1. Sales Coordinator

Sales Coordinator merupakan posisi yang lebih tinggi dari Sales Admin. Tugas Sales Coordinator adalah mengkoordinasikan dan mengawasi seluruh aktivitas penjualan, memastikan semua proses penjualan berjalan lancar, serta membantu manajer penjualan dalam membuat laporan dan strategi penjualan.

2. Sales Manager

Sales Manager merupakan posisi yang lebih senior dari Sales Coordinator. Seorang Sales Manager bertanggung jawab untuk mengelola tim penjualan, membantu tim dalam mencapai target penjualan, serta mengembangkan strategi untuk meningkatkan pendapatan perusahaan.

3. Marketing Manager

Berkembang menjadi Marketing Manager juga merupakan pilihan karir yang menjanjikan bagi seorang Sales Admin. Tugas Marketing Manager adalah mengembangkan dan mengimplementasikan strategi pemasaran untuk meningkatkan brand awareness dan penjualan perusahaan.

 

Keterampilan yang Diperlukan untuk Menjadi Sales Admin yang Sukses

Untuk mencapai karir yang sukses sebagai Sales Admin, terdapat beberapa keterampilan yang harus dimiliki, di antaranya adalah:

1. Kemampuan Komunikasi yang Baik

Seorang Sales Admin harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik, baik secara lisan maupun tulisan. Kemampuan ini sangat penting dalam menjalin hubungan baik dengan pelanggan serta dalam melaporkan aktivitas penjualan kepada manajemen.

2. Keterampilan Manajemen Waktu yang Baik

Tugas seorang Sales Admin yang beragam membutuhkan keterampilan manajemen waktu yang baik. Seorang Sales Admin harus mampu mengatur jadwal dengan efisien, memprioritaskan tugas yang penting, dan menyelesaikan pekerjaan sesuai deadline yang ditentukan.

3. Kemampuan Analisis yang Baik

Seorang Sales Admin juga harus memiliki kemampuan analisis yang baik untuk memahami tren penjualan, memahami kebutuhan pelanggan, dan mengembangkan strategi penjualan yang efektif.

4. Pengetahuan Produk yang Baik

Sales Admin harus memiliki pengetahuan yang baik tentang produk yang dijual oleh perusahaan. Dengan pengetahuan yang baik, Sales Admin dapat memberikan informasi yang akurat kepada pelanggan dan mempengaruhi keputusan pembelian pelanggan.

5. Kemampuan Kerja Tim yang Baik

Kemampuan kerja tim yang baik juga menjadi kunci sukses seorang Sales Admin. Seorang Sales Admin harus dapat bekerja sama dengan berbagai departemen, seperti tim penjualan, pemasaran, dan layanan pelanggan, untuk mencapai tujuan bersama.